Le présent règlement a pour but de régir les conditions d'utilisation de l'espace et des matériels mis à la disposition des exposants. Chaque Photographe, ou Club photo, qui dépose une candidature, reconnaît avoir lu le présent règlement et déclare en accepter toutes les clauses sans restriction. 
Les espaces seront attribués ultérieurement par les organisateurs. L'organisateur n'impose pas de règles particulières pour la présentation ou la dimension des photos. L'harmonie et l'esthétisme doivent être la règle.

Article 1 : paternité des œuvres présentées
Les photos exposées seront de la production exclusive de l'exposant et de sa propre création. La création d'oeuvres générées par l'intelligence artificielle est strictement interdite. Voir article 13

Article 2 : contenu des expositions
Les photos exposées doivent concerner la faune terrestre ou marine, la flore, les paysages, la photographie des astres, ou constituer des témoignages en faveur de la préservation des milieux, des espèces ou de la biodiversité dans le respect d’une éthique naturaliste et de la vie sauvage.

Article 3 : Droit de propriété intellectuelle et utilisation des photographies
3-1 Droit de propriété intellectuelle de l’auteur de la photographie
L’auteur d’une photographie autorise le Photo club de Sallèles d'Aude, organisateur du festival, à reproduire et à
diffuser l’œuvre dans le seul cadre de la promotion du festival.
Ceci inclut :
– le diaporama des photographies et des vidéos sélectionnées.
– la publication et la vente d’un portfolio ou d'un catalogue des expositions.
– la promotion du festival sur son Internet et dans la presse régionale et nationale.
Aucune autre utilisation ne sera faite sans l’accord préalable et écrit du photographe. Aucune cession ne sera
réalisée au profit de tiers.
3-2 Le participant sélectionné pour exposer à la prochaine édition du festival pourra utiliser s’il le
souhaite le logo du festival fourni par les organisateurs ou récupéré sur les site Internet du festival pour la seule communication relative à sa participation au festival. Toute utilisation du logo devra renvoyer, quel que soit le support, vers le site du festival.
3-3 S’il entend renoncer à sa participation au festival, il appartient à l’auteur d’informer les organisateurs dans un
délai de 60 jours avant la tenue du festival, afin de permettre la mise à jour du site Internet. Ce retrait ne sera pris en compte par les supports de communication que dans la mesure où ces derniers n'ont pas encore été imprimés.

Article 4 : assurance
L'organisateur du Festival ne saurait, en aucun cas, être tenu pour responsable de la dégradation éventuelle ou du vol des photos ou des objets exposés, et ce, quelle qu'en soit la cause. Chaque exposant doit s'assurer pour l'ensemble de ces risques. 

Article 5 : espace d'exposition et matériel mis à disposition
L'organisateur met à la disposition de l'exposant des grilles d'exposition habillées d'un fond gris uni (pour les expositions en intérieur). Le métrage linéaire de chaque espace est fonction du nombre d'oeuvres exposées et de la place dont nous disposons. Il est au minimum de 10 mètres par exposant et peut aller jusqu'à 22 m (parrain et invité d'honneur sont prioritaires). 
L'espace est pourvu d'une table de 80 cm x 200 cm (deux sur demande) et de deux chaises.
Pour les photographes exposant au mini gymnase, prévoir des lampes (non fournies) pour l'éclairage de vos œuvres, car l'éclairage de cette salle est un peu limite. La salle des fêtes est très claire et dispose d'un éclairage lumineux par plafonnier.
Le lieu d'exposition nommé "Le calvaire" est un très bel endroit où les expositions ont lieu en extérieur. Ce lieu est réservé aux clubs photo invités. L'organisateur recommande fortement d'utiliser de l'alu dibon en impression directe ou revêtu d'un support spécifique qui supportera plus facilement des intempéries. 

Article 6 : installation et décrochage des œuvres 
L'installation des œuvres aura lieu le jeudi (veille de l'ouverture du festival) de 9h00 à 19h00.
Le démontage des œuvres est fixé au lundi à partir de 18h00. Il est interdit de décrocher avant 18h00 sauf raison impérieuse à communiquer aux organisateurs.

Article 7 : heures d'ouverture au public et cérémonies officielles
. Ouverture des lieux d'exposition au public : vendredi, samedi et dimanche : de 10h00 à 18h30. Lundi de 10h00 à 18h00.
. Vernissage : le vendredi à 19h00 suivi d’un apéritif.
. Cérémonie de clôture (réservé aux exposants, stands, bénévoles et aux personnalités) : dimanche 19h00 (la cérémonie de clôture est avancée au dimanche pour permettre aux photographes exposants de partir plus tôt le lundi soir et de prendre la route en étant parfaitement sobre...).

Article 8 : frais de déplacement, hébergement, repas

Frais de déplacement : Les photographes invités dont la demande de candidature a été retenue ne pourront prétendre à aucun remboursement de leurs frais de déplacement.

Hébergement, repas, boissons :
Les photographes dont la candidature a été retenue seront logés gratuitement à partir de la veille, et, pour ceux qui en feront la demande, jusqu'au lendemain du festival. Les logements sont constitués par des bungalows situés au camping municipal, proche des lieux d'exposition. Ils seront également nourris à compter du vendredi matin (petit déjeuner - déjeuner et souper), et cela jusqu'au lundi midi (repas de midi compris). Notez que le festival a toujours lieu le week-end de Pentecôte (du vendredi au lundi inclus). Mis à part les pichets d'eau, fournis gracieusement, les boissons servies aux repas sont payantes (1,50 euros) - Le tickets "boissons" peuvent être achetés à la boutique du festival à l'unité ou en carnet de 10. 
 
IMPORTANT :  les photographes et présidents de clubs végétariens, végétaliens, véganes ou suivant un régime spécial (sans gluten ou allergies) sont priés de se faire connaître au moment de leur inscription. À défaut de le faire, il se verront servir un repas normal ou devront prendre leur repas à l'extérieur et à leurs frais. 

Les clubs photo retenus ne pourront prétendre à aucun dédommagement, de quelque manière que ce soit. Les présidents, ou leur représentant seront invités à partager le repas des photographes invités tous les midis du vendredi au lundi inclus. Cela leur permettra de se tenir informés du déroulement de la manifestation et des changements éventuels apportés par l'organisation.

Limitations concernant la gratuité des repas : seul le photographe exposant bénéficie de la gratuité des repas. S'il est accompagné de son conjoint ou d'un ou plusieurs amis, ces derniers devront acquitter la somme de 15 euros par repas, à la condition d'avoir prévenu les organisateurs au moins une semaine avant le dit repas. Dans le cas contraire l'accès à la salle de restauration leur sera refusé.  

Article 9 : ventes réalisées par les photographes
Les exposants (clubs ou invités) pourront vendre leurs œuvres, ainsi que des livres, calendriers, cartes postales, marque-pages, etc., qu'ils auraient pu produire. L'organisateur ne prend pas de commission sur ces ventes. 

Article 10 : sécurité
Tous les lieux d'exposition sont sécurisés. Ils ferment à clé et sont surveillés par la police municipale et les organisateurs. Tous sont conformes à la législation concernant les lieux recevant du public. 

Article 11 : acceptation du présent règlement
Toute demande de candidature implique la lecture et l'acceptation sans réserve du présent règlement. Elle vaut validation de ce dernier et ne permettra aucune contestation ultérieure.

Article 12 : Loi informatique et liberté
Conformément à l'article 34 de la loi "informatique et liberté" les photographes disposent d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données les concernant. Chacun peut donc, à tout moment, demander la modification, la rectification ou la suppression de ses données.
Les photographes sélectionnés autorisent les organisateurs du festival à utiliser leur nom et leurs photographies, sans but lucratif, dans le cadre de la promotion, de la publicité et de la communication liée à l'exposition, sans recevoir d'indemnité d'aucune sorte.
Cette autorisation est accordée pour la durée du Festival.

Article 13 : Éthique
Tout participant garantit que les images qu'il soumet ont été réalisées dans le respect des lois concernant la protection de la nature.
Les images présentées seront des œuvres originales créées par les participants et elles ne devront pas enfreindre les droits d'une quelconque autre partie.  
Chaque participant devra être propriétaire du droit d'auteur pour pouvoir présenter ses images au Festival.
La génération d'images à l'aide d'outils ou de logiciels d'intelligence artificielle est strictement interdite. Toute tromperie ou tentative de tromperie sera dénoncée sur ce site et le nom du photographe mentionné.